ImportImmer wenn neue Titel in die Jukebox aufgenommen werden sollen, müssen diese eingescannt werden. Dies geschieht, indem das Verzeichnis (Unterverzeichnisse und Dateien werden automatisch mit eingescannt) per Drag+Drop auf die rechte Seite gezogen und dort abgelegt werden. Der Scanner findet alle für die Jukebox verwendbaren Dateien und wertet deren TAG je nach Dateityp aus. Der Scanner kann auf spezielle Dateinamen) begrenzt werden, indem der Filter entsprechend gesetzt wird. Der Filter befindet sich am unteren Ende des Verzeichnisbaumes. Erlaubt sind alle Dateinamen-Wildcardzeichen (z.B. * und ?). Eine Dateiendung darf nicht angegeben werden, diese setzt der Scanner automatisch. Je nach gesetzten Parametern des Scanners wird dieser auf (vermutlich) fehlerhafte Header der Dateien, möglicherweise doppelte Einträge sowie fehlende TAG-Informationen scannen. Wird eine Datei gültig erkannt und der Datenbank hinzugefügt, erhöht sich die Anzahl "bisher eingelesener Titel". Es ist auch möglich, Dateien (einzeln oder als M3U-Playliste) aus dem Explorer per Drag+Drop hinzuzufügen.
Sollte beim Scanvorgang ein vermutlich fehlerhafter Header gefunden werden, so wird der Titel nicht automatisch hinzugefügt, sondern in einer separaten Liste angezeigt. Die sich ergebende Liste von Dateien kann dann abgespeichert werden, um die Dateinamen für eine spätere Bearbeitung/Korrektur der Dateien zu sichern. Oder aber die entsprechenden Dateien können (physikalisch von der Festplatte) gelöscht werden. Hinweis: Ein vermutlich fehlerhafter Header (z.B.: auf Grund fehlender VBR-Seekinformationen o.Ä.) bedeutet nicht, dass der Titel nicht abgespielt werden kann. Der Player (WinAMP) verhält sich gegenüber solchen Dateien sehr robust und fehlertolerant, so dass in den meisten Fällen der Titel ganz normal gespielt werden würde. Dennoch kann z.B.: die Längenangabe fehlerhaft sein, daher sollte der Titel (die Datei) mit einem geeigneten Tool korrigiert werden.
Die jeweiligen TAG-Informationen zu Titel Interpret und wahlweise auch Album werden in einer Liste zwischengespeichert. Immer dann wenn ein weiterer Titel eingescannt wird, werden dessen Daten mit denen aus der Liste verglichen. Sollte sich eine Gleichheit (nicht Ähnlichkeiten, siehe hierzu Doppeltenerkennung) ergeben, so wird der Titel nicht hinzugefügt sondern in eine separate Liste umgeleitet. Einträge in dieser Liste können (physikalisch von der Festplatte) gelöscht werden, oder aber die Liste der Dateinamen für spätere Untersuchungen abgespeichert werden.
Wird ein Titel eingescannt und er besitzt keine (oder unvollständige) TAG-Informationen, so wird er nicht hinzugefügt sondern in eine separate Liste umgeleitet. Einträge in dieser Liste können dennoch in die Datenbank aufgenommen werden, indem anhand des Dateinamens (oder manuell) die TAG-Informationen ergänzt werden. Über eine Dateinamen-Maske kann der Parser die entsprechenden Daten aus dem Dateinamen extrahieren. Hinweis: Dadie Jukebox die Dateien selbst nicht manipuliert, gehen die ergänzten Informationen bei einem Löschen des Eintrags oder der gesamten Datenbank verloren. Es empfiehlt sich daher, die TAG-Informationen grundsätzlich mit einem dafür geeigneten Tool zu pflegen.
Um Titel aus der Datenbank nachträglich zu entfernen (ohne die Datei von Hand z.B. in einem Texteditor zu manipulieren) gibt es eine Reihe vorgefertigter Selektionskriterien, um die Liste der zu löschenden Einträge zu bestimmen. Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um die Informationen aus dem TAG, nach denen selektiert werden kann. Die auf den gesetzten Filter passenden Einträge werden dann in einer Liste angezeigt. In dieser Liste kann dann durch markieren der betreffenden Einträge die endgültige Liste der zu entfernenden Dateien festgelegt werden. Hinweis: In diesem Fall werden die dazugehörigen Dateien nicht gelöscht, sondern nur der Eintrag in der Datenbankliste.
Um ein einheitliches Bild der (u.U. recht unterschiedlich formatierten) Daten der TAG-Informationen zu erhalten, können die Daten beim einscannen (oder auch nachträglich) einer Formatierung unterworfen werden. Diese Formatierung bezieht sich auf die GROSS/kleinschreibung sowie die Behandlung von Umlauten und Sonderzeichen. Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn der im Skin verwendete Font keine Sonderzeichen oder Umlaute unterstützt. Hinweis: Eine nachträgliche Formatierung der gesamten Datenbank ist nicht umkehrbar, alle Titel müssten erneut eingelesen werden, wenn die Formatierung sich als unschön/ungewollt herausstellen sollte.
Für unterschiedliche Gelegenheiten oder zu Sicherungszwecken kann es sinnvoll sein, eine bestimmte Zusammenstellung von Titeln in der Datenbank zu sichern. Hierzu kann eine aktuell konfigurierte Datenbank unter einem Dateinamen abgespeichert werden. Diese Sicherungsdateien können bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ergänzend oder ersetzend wieder eingeladen werden. Weiterhin ist es an dieser Stelle möglich, die aktuelle Datenbank für ein externes Autoplay zu sichern.
Um bestimmte Titel (oder ganze Playlisten) zu bestimmten Zeitpunkten automatisch abspielen zu lassen, kann die Schedule-Funktion verwendet werden.
Der Zeitpunkt ist dabei ein Richtwert, der in den meisten Fällen nicht auf die Sekunde eingehalten werden kann.
Diese Funktion wird üblicherweise dann verwendet, wenn ab einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Abfolge von Titeln gespielt werden soll.
Aber auch für die Einspielung von Zeitansagen oder Werbung kann die Funktion verwendet werden.
Die einzelnen Einträge der Schedule-Liste können auch manuell ausgelöst werden, wenn der Zusatzparameter für die "Sofortwahl" aktiviert wird.
In diesem Fall wird im Hauptfenster ein Extrafenster mit den Einträgen eingeblendet, wenn der Benutzer auf der linken Seite auf den Rahmen klickt.
Eigentlich kann die Liste der verbotenen Musikarten nur im Adminpanel des Hauptfensters manipuliert werden. Zur leichteren Navigation/Erreichbarkeit wird die Liste zusätzlich im DB-Edit Dialog zur Modifikation angeboten.